Un briefing de un evento es la herramienta que nos permite conseguir que todas las partes implicadas en el proyecto tengan bien definido su cometido: qué deben hacer, cómo deben hacerlo y cuándo deben hacerlo.

Para ello los equipos de trabajo suelen usar un documento llamado briefing. En este se desglosa la información básica del evento: quién lo organiza, cuál es el objetivo, a quién va dirigido etc. Este primer paso nos permite aclarar nuestras ideas y tareas y de paso confirmar que la información de la que disponemos es correcta.

Este documento nos permitirá a su vez poder informar de forma clara a todas aquellas personas que van a formar parte de nuestro equipo de trabajo, así como preparar un esquema básico para poder asignar cada tarea a la persona adecuada. Se trata, por lo tanto, de generar un documento para poder transmitir información a terceras personas de una forma y precisa.

Este documento debe cumplir con una serie de requisitos:

• Brevedad: un briefing es una guía del trabajo que deberá realizarse para la organización de este por lo que no debe ser un documento muy amplio o detallado.
• El briefing debe estar por escrito y ser accesible a todos los miembros del equipo de trabajo.
• Realista: debemos de contemplar las acciones en un periodo de tiempo real y dentro de nuestras capacidades de actuación.

En nuestro briefing deberemos contemplar los siguientes puntos:

• Objetivo: es importante tener clara la finalidad del evento para saber qué tipo de actividad o acciones vamos a preparar. Estos objetivos deben ser medibles para poder ser analizados posteriormente.
• Público: saber a qué tipo de público nos dirigimos nos ayudará a determinar el tipo de actividad a desarrollar, el lenguaje que usaremos y los canales mediante los cuales publicaremos el evento.
• Empresa: es importante tener una descripción clara de la empresa para que el evento nos encaje con la imagen corporativa. En este punto deberemos tener en cuenta a qué se dedica la empresa y sus valores.
• Limitaciones: dependiendo del tipo de evento o producto a presentar deberemos establecer ciertas limitaciones.
• KPI’s: o establecer los factores a medir para luego poder valorar si el evento ha sido o no un éxito.
• Presupuesto: elaborar un presupuesto y trabajar en base a él nos ayudará mucho a la hora de organizar el evento y de no invertir demasiado en ninguna de las diferentes acciones que desarrollaremos.
• Tiempo: tal vez uno de los puntos más importantes a tener en cuenta, el tiempo del que disponemos para ejecutar cada una de las acciones que formarán parte del evento.

Teniendo en cuenta los aspectos mencionados anteriormente estamos seguros de que sea cual sea el evento que organices, será todo un éxito.